¿Cómo saber conciliar las actividades pendientes con nuestro tiempo disponible?, ¿cómo priorizar?. Para mí la clave está en clasificar adecuadamente las actividades pendientes valorándolas en relación a su importancia y urgencia.
Volviendo al maestro Covey, como ya hemos hecho en otras ocasiones, a continuación os dejo un cuadro representativo de la lección que hoy intento transmitir:
No obstante, lo suyo es crear nuestro propio cuadro de Importancia y urgencia, adaptado a nuestra realidad y a nuestras necesidades o las de nuestra organización.
El primer paso será, por tanto, definir, qué aspectos o actividades dentro de todas las que realizo son las más importantes y las menos, estableciendo así ya una primera priorización.
En segundo lugar toca identificar a qué hechos o circunstancias otorgo la capacidad de transformar cada una de mis actividades en urgentes.
Por supuesto este ejercicio debe realizarse periódicamente, ya que la posición que ocupamos en el mercado y nuestras necesidades u objetivos varían con el paso del tiempo.
Una vez que tengo claro qué tipo de actividad y circunstancias se encuadran en cada uno de los cuadrantes simplemente tendré que clasificar mis actividades en cada uno de ellos a medida que se me presenten y así ir afrontando su resolución del cuadrante 1 al 4.
Como indicaba al inicio es una teoría y un ejercicio sencillo, con un gran potencial para la gestión de nuestro tiempo, pero que apenas unos pocos realizan a la hora de planificar sus tareas.
Un aspecto en el que erramos muy habitualmente y muy importante es tener claro qué es urgente para mis intereses y qué lo es para los intereses de mi cliente, proveedor, compañero o cualquiera otro actor con el que nos toque trabajar. Si es urgente para los intereses de ambos o para los míos perfecto pasar dicha actividad a las primeras posiciones, pero ojo si el que tiene prisa es sólo el otro...Analiza los pros y contras de atender su necesidad antes de pasarlo a tus actividades urgentes.
Una habilidad fundamental para ayudarnos a que este ejercicio sea eficaz para nuestro día a día es saber decir que no, a aquello que no sea importante y urgente. Aprender a aplazar, posponer o descartar compromisos en el desempeño de nuestra tarea es realmente una asignatura pendiente, eso sí, hay que hacerlo siempre con asertividad.
Quizá pueda haber un hueco para ella entre vuestros propósitos para el año nuevo...Ahí lo dejo.
¡ Felices días para tod@s !
